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08 juin 2021

Avantages de Dynamics 365 Business Central pour la comptabilité – par Charles Hamel, Comptable chez Groupe AZUR

Dynamics 365 Business Central, un pilier pour la gestion comptable

J’ai eu la chance de débuter ma carrière de comptable en utilisant une suite d’outils Cloud pour gérer la comptabilité chez Groupe AZUR. J’ai donc pu bénéficier de tous les avantages liés à ces nouvelles technologies sans devoir passer par tous les irritants/inconvénients des systèmes de l’ancienne garde.

Pourtant, en discutant avec certains de mes confrères, je réalise que nous n’avons pas tous les mêmes outils et pourtant, nous devons accomplir les mêmes tâches.

En tant que contrôleur financier, je recherche certaines qualités essentielles dans le logiciel que j’utilise pour assurer la tenue de livre et la génération de rapports de performance et d’états financiers. Ces qualités sont les indicateurs principaux d’attractivité d’un logiciel qui lui permettent de se démarquer de la concurrence.

 

Premièrement, la fiabilité et la qualité de l’information financière, qui sont le principal but recherché dans notre travail. Ensuite, la comparabilité de l’information – qui nous permet de mettre les chiffres en contexte, d’évaluer la progression dans le temps – sa pertinence, sa clarté, l’accessibilité à l’information et finalement le coût d’utilisation du logiciel. Ce sont ces éléments qui sont au cœur de la décision d’opter pour un logiciel ou un autre.

Dans cet article, vous serez à même de constater les principaux avantages du logiciel D365 BC, ce qui le distingue de la concurrence ainsi que la manière dont il vous permet d’optimiser les indicateurs mentionnés plus haut.

 

 

Mobilité et accessibilité :

Il est souvent irritant de devoir attendre au lendemain pour faire une correction ou un ajustement suite à la réception d’une nouvelle information. De plus, la mémoire peut parfois nous faire défaut, car après tout, bien que le comptable soit une machine de chiffres, il reste un être humain.

La gestion comptable par le Cloud c’est être partout en tout temps. En effet, le logiciel Cloud permet l’accès à partir de n’importe quel ordinateur et à tout moment à votre comptabilité, via un navigateur web régulier. Cela vous donne la tranquillité d’esprit de pouvoir la consulter et faire des modifications à celle-ci dès que vous le souhaitez. Il m’est souvent arrivé de me connecter au logiciel en soirée afin de consulter une information ou d’appliquer une correction, question de régler quelque chose qui me chicotait. Cet accès 24/7 a l’avantage de minimiser les erreurs et les oublis, et donc de fournir une information financière plus fiable à vos utilisateurs.

 

Vos données étant stockées sur le Cloud, toute action effectuée dans le système est synchronisée en temps réel. Cela vous offre donc également la capacité de travailler sur plusieurs plateformes.

Par exemple, vous pouvez commencer une tâche à partir d’un ordinateur, puis poursuivre sur une tablette, et finaliser sur un ordinateur portable. Vous avez aussi un accès complémentaire via l’application cellulaire.

Difficile de faire mieux en terme d’accessibilité !

 

Intelligence d’affaires :

La prise de décision en entreprise peut souvent être délicate.
Les décisions que l’on prend comme gestionnaire peuvent notamment affecter de façon importante le succès de l’entreprise, sa capacité à satisfaire sa clientèle ainsi que sa rentabilité. Il est donc crucial de s’appuyer sur des informations claires, mesurables et des outils stratégiques précis et pertinents de manière à prendre les décisions optimales face à toute situation, autant sur le plan stratégique qu’opérationnel.

Ces informations, ou indicateurs-clé de performance (KPI) doivent donc être accessibles de façon claire, détaillée et rapide, en toute circonstance. Elles offrent un regard lucide sur la situation globale de l’entreprise, mais également sur des facteurs plus précis et ciblés, tels que la rentabilité de chacune de vos lignes de produits ou de vos projets, le niveau de productivité de vos employés, etc.
Or, D365 BC autorise l’ajout de modules supplémentaires, ainsi que des outils sur mesure, comme des tableaux de bord dynamiques, permettant de bénéficier des plus puissants outils d’intelligence d’affaires sur le marché.

 

Ces tableaux sont créés expressément selon les informations et indicateurs de performance pertinents à vos besoins et sont mis à jour en temps réel avec les données du système comptable, engendrant ainsi une vision plus claire que jamais de la santé financière de votre société ainsi que de la performance de vos différents secteurs d’activité. Cela permet de prendre de meilleures décisions à la lumière de ces informations et de réagir adéquatement et promptement lorsque des écarts de performance sont observés.

En tant que contrôleur, j’utilise ces outils quotidiennement. À titre d’exemple, je peux avoir une vue en temps réel de la proportion d’heures facturables entrées dans les feuilles de temps du personnel au cours d’une période choisie. Cet indicateur étant un important prédicteur de rentabilité, l’accès rapide à ce ratio permet à notre équipe de gestion de prendre les mesures appropriées pour le maintenir au niveau souhaité. Cela n’est qu’un exemple parmi la multitude de possibilités offertes par le système.

Collaboration :

Le travail administratif et la comptabilité d’une entreprise de taille moyenne demandent souvent la collaboration de plusieurs personnes ayant des rôles complémentaires. Il est donc important d’avoir des outils qui optimisent le travail en équipe, tout en réduisant l’éparpillement des données sur les systèmes informatiques des employés.

Le progiciel de gestion, ERP, intègre les différentes fonctions d’une entreprise, par exemple la gestion de projets, les ressources humaines et la comptabilité, d’une manière fluide et transversale. L’intégration de ces systèmes permet de simplifier et d’optimiser les processus, tout en réduisant le risque d’erreurs.

La centralisation des données de D365 BC permet en outre d’éviter le dédoublement des fichiers de travail, pouvant se retrouver sur différents postes informatiques. Cela pousse à un autre niveau la capacité à travailler en collaboration et en temps réel sur des fichiers communs, peu importe la localisation géographique des employés, et d’éviter ainsi des pertes de données, ce qui renforce la qualité des informations appuyant la prise de décisions. De plus, cela peut permettre de réduire les retards, d’accélérer les délais d’exécution et d’accroître la productivité des employés.

 

Il est bon de rappeler que toute entrée de donnée manuelle représente un risque d’erreur humaine. Le logiciel Cloud réduit ce risque au minimum puisque les données sont entrées une seule fois, et ensuite le logiciel utilise l’information qui existe déjà pour toutes les étapes subséquentes du cycle comptable, et cette information saisie initialement est réutilisée par tous les membres du personnel qui sont impliqués dans le processus.

Dans le cadre de mon travail de budgétisation, je m’appuie par exemple sur des prévisions de ventes régulièrement mises à jour dans un fichier commun par les membres de notre équipe marketing. Étant donné que tous les employés contribuent à un même fichier, cela nous permet d’être efficaces et d’avoir chacun la même information. Ce procédé simplifie grandement mon travail, car je sais que je peux me fier aux informations dans ce fichier avec davantage de certitude. La qualité et la fiabilité de mes budgets financiers à court terme sont donc rehaussées.

Assurance de sécurité :

La fiabilité et la qualité de l’information financière étant au cœur de la fonction comptable, il est primordial de protéger l’intégrité de cette information. L’avantage de D365 BC à cet égard est sans équivoque : le logiciel offre des contrôles d’accès en deux étapes permettant de sécuriser l’accès au système et le niveau de protection des fichiers stockés sur le Cloud est extrêmement avancé (appuyé sur des technologies anti-piratage trop onéreuses pour la plupart des entreprises).

Le stockage local, utilisé sur les systèmes On-Premise, est moins sécuritaire en raison de l’accessibilité physique au lieu de stockage des informations clés de votre entreprise, ce qui pourrait mettre à risque vos données, par exemple au vol ou aux incendies. Vos données sur le Cloud se trouvent plutôt dans des Data Centers, qui sont bien mieux sécurisés et protégés contre les pannes et les sinistres. De plus, les sauvegardes récurrentes évitent la perte de données dues au mauvais fonctionnement de vos ordinateurs. Terminée, l’époque où on perdait plusieurs heures de travail non sauvegardé lorsqu’un bug survenait dans une application.

Il m’arrive parfois qu’un bug survienne sur mon ordinateur, mais heureusement en raison de la sauvegarde automatique en temps réel, je récupère tout mon travail en quelques minutes et je peux poursuivre de façon fluide. Cela améliore ma productivité et réduit les irritants liés à mes outils de travail.

Économie de coûts et d’investissements :

Évidemment, en tant que comptables, nous gardons toujours un œil sur les dépenses. Nous cherchons à maximiser la valeur des services auquel nous avons recours tout en diminuant les coûts au maximum. Les technologies Cloud sont vraiment optimales sur cette question, pour plusieurs raisons.

Avec une solution classique d’adoption de logiciels ERP, il faut s’assurer que les exigences techniques minimales sont rencontrées sur les systèmes informatiques présents, ce qui peut devoir s’accompagner d’investissements important dans un parc de machines adéquat. Avec les outils SaaS sur le Cloud, votre entreprise n’a pas à encourir de frais importants, puisque tout est géré à distance dans une formule de location de l’accès au logiciel. Il suffit donc d’avoir des systèmes qui peuvent accéder à internet.

De plus, toutes les mises à jour sont faites automatiquement, sans besoin d’augmenter la capacité des systèmes, optimisant la fluidité dans la continuité des opérations même lors d’importantes mises à jour. Cela nous permet d’entrevoir une croissance importante de l’entreprise tout en réduisant les coûts de complexité, car nous n’avons pas besoin de nous demander si cette croissance devra s’accompagner d’investissements informatiques importants, ni de migration vers un autre ERP. Le tout peut se faire de manière organique et D365 BC permet d’assurer une fluidité dans les opérations tout au long de cette croissance.

Finalement, les systèmes ERP sur le Cloud sont plus rapides à implanter que les systèmes On-Premise. En effet, l’environnement technique pour la technologie Cloud peut être configurée dans un court délai. Cela représente en outre une diminution des coûts, et libère du temps pour se concentrer sur les facteurs opérationnels de la gestion du changement.

 

Efficacité :

En tant que comptable, j’aime accomplir des tâches complexes d’analyse et de gestion financière qui me permettent de mettre à profit les aptitudes et les connaissances que j’ai acquises au fil des années. Par le fait même, je n’aime pas passer trop de temps sur des tâches répétitives et ennuyantes, pour lesquelles je ne sens pas que ma contribution est significative.

L’apport de D365 BC à cet égard est important. Le logiciel s’appuie sur les technologies de pointe pour permettre une automatisation intelligente d’un maximum de tâches routinières. Par exemple, le rapprochement bancaire est appuyé par un système d’intelligence artificielle permettant d’importer, via une connexion au flux en direct d’une banque, les transactions des comptes et d’attribuer les encaissements et les décaissements aux transactions récurrentes et aux paiements saisis dans le système. Cela réduit de façon importante le temps passé sur cette tâche et me permet donc de passer plus de temps sur des tâches à plus haute valeur ajoutée, réduisant par le fait même les coûts liés à la comptabilité dans l’entreprise.

 

En outre, puisque le logiciel est en évolution constante, de nouvelles fonctions seront ajoutées au fil du temps, ce qui devrait permettre de bénéficier de l’apport des dernières technologies pour optimiser mon travail. On peut donc s’attendre à ce que les technologies cloud modifient en profondeur la nature de la profession comptable au cours des prochaines décennies.

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